Jak elektroniczny obieg dokumentów niweluje problemy współczesnych przedsiębiorstw? 

Zarówno mniejsze, jak i większe firmy mierzą się zwykle z podobnymi problemami. Jedyną różnicą jest zwykle ich skala. W dzisiejszym świecie prowadzenie biznesu nie należy do najłatwiejszych zajęć nie tylko z powodu szybko zmieniających się potrzeb konsumentów, ale i kwestii organizacyjnych. Koordynacja wielu procesów, szczególnie w czasach cyfryzacji, nie jest łatwa. Na szczęście do dyspozycji mamy coraz więcej narzędzi, które usprawniają takie działania. Jednym z nich jest elektroniczny obieg dokumentów. Z jakimi problemami mierzą się najczęściej współcześni przedsiębiorcy i jak rozwiązuje je wspomniany system?

Niedotrzymywanie terminów a elektroniczny obieg dokumentów

Pilnowanie terminów jest jednym z najczęstszych problemów rozwijających się firm, które zdobywają coraz więcej klientów, zamówień, itp. Dotychczasowe procesy przestają się sprawdzać, co doprowadza w konsekwencji do opóźnień w realizacji zleceń oraz w dostawach. Nietrudno się domyślić, że jest to szybka droga do utraty klientów, a w konsekwencji – upadku biznesu. Zapobiec temu może z łatwością wdrożenie systemu, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów. Jego funkcje pozwalają, m.in. na stałe monitorowanie terminów zleceń, a także powiadamianie o możliwych opóźnieniach na różnych etapach procesu. Dzięki temu ryzyko niedotrzymania terminu jest znacznie niższe, a gdy istnieje zagrożenie o jego zaistnieniu – system wcześniej nas o tym poinformuje.

Niska efektywność pracowników a elektroniczny obieg dokumentów

Kwestia związana z produktywnością pracowników to również popularny problem wielu przedsiębiorstw na różnym etapie rozwoju. Ich efektywność ma duży wpływ na działanie całej firmy – to oczywiste. Gdy pracownicy spędzają wiele czasu nad zadaniem, które w teorii powinno być wykonywane znacznie sprawniej, to znak, że cały proces potrzebuje usprawnienia. Z pomocą ponownie przybywa elektroniczny obieg dokumentów, który nie tylko jest w stanie poprawić jakość wykonywanych przez pracowników zadań, ale i wpłynąć pozytywnie na ich efektywność. Dzięki sprawniejszemu przeprowadzaniu procesów firma jest w stanie dowozić więcej zleceń, a więc i rozrastać się.

Problem z kontrolą procesów i personelu a elektroniczny obieg dokumentów

Jest to aspekt, z którym mierzą się w szczególności większe firmy. Wynika to przede wszystkim z dużej ilości pracowników i procesów, w których biorą udział, przez co znacznie ciężej jest zapanować nad całością. W niwelacji takiego problemu również może wesprzeć nas elektroniczny obieg dokumentów, który został zaprojektowany w taki sposób, żeby z łatwością namierzyć i zlikwidować tzw. “wąskie gardła” występujące w przedsiębiorstwie. Wpływa to oczywiście pozytywnie na efektywność jego działania. Dzieje się to, m.in. dzięki możliwości kontroli prowadzonych procesów decyzyjnych. Łatwo w ten sposób sprawdzić, kto i kiedy wydał dane polecenie, ile czasu mu to zajęło, itp. Za sprawą takich informacji znajdujących się w elektronicznym obiegu dokumentów łatwiej “wyłapać” takie sytuacje i przeanalizować, jak można daną rzecz poprawić.