Elektroniczne archiwum dokumentów — dlaczego warto je wdrożyć u siebie w firmie?

Elektroniczne archiwum dokumentów to elektroniczny system przechowywania, który może przechowywać dowolny rodzaj dokumentów cyfrowych. Termin „archiwum” odnosi się do procesu porządkowania i przechowywania dokumentów w sposób systematyczny, dzięki czemu można je później łatwo odnaleźć.

Archiwa cyfrowe — co warto wiedzieć?

Rozwój cyfrowych systemów pamięci masowej umożliwił przechowywanie ogromnych ilości danych na ograniczonej przestrzeni. Archiwa cyfrowe to idealne rozwiązanie dla firm, które chcą przechowywać swoje informacje w formie cyfrowej i chronić je przed wszelkimi uszkodzeniami. Obecnie z cyfrowych systemów pamięci korzysta wiele organizacji, m.in. agencje rządowe, szpitale, uniwersytety i laboratoria badawcze. Korzystanie z tych systemów jest ograniczone jedynie ilością dostępnej przestrzeni dyskowej do przechowywania danych.

Korzyści z archiwów elektronicznych

Archiwizacja to proces zachowywania rekordów i informacji do wykorzystania w przyszłości. Korzyści z archiwizacji są wielorakie, ale najważniejszą korzyścią jest to, że pomaga w sprawnym wyszukiwaniu informacji. Zdecydowanie warto wdrożyć system elektronicznego archiwum dokumentów w swojej firmie, który ułatwi i usprawni wiele procesów. Na rynku można znaleźć oprogramowanie, które ułatwi to zadanie.

Archiwum elektroniczne musi umożliwiać przechowywanie dużej ilości danych w sposób zorganizowany, o wysokim stopniu użyteczności. Powinien być w stanie przechowywać dane przez długi czas bez znaczącego pogorszenia ich jakości lub integralności. Najpopularniejszym rodzajem archiwów elektronicznych są bazy danych, które są zwykle używane do przechowywania dużych ilości uporządkowanych danych.

Istnieje wiele powodów, dla których firma powinna prowadzić swoje elektroniczne archiwum dokumentów. Niektóre z powodów to:

• Zapobieganie utracie danych: organizacja może używać archiwum jako systemu kopii zapasowej na wypadek, gdyby oryginalne dane stały się niedostępne.
• Śledzenie wszystkich wersji: archiwum może przechowywać każdą wersję dokumentu, dzięki czemu można łatwo znaleźć i porównać różne wersje.
• Ochrona własności intelektualnej: jeśli organizacja stworzyła jakąkolwiek własność intelektualną, może przechowywać ją w swoim archiwum, aby nie została zgubiona lub skradziona.
• Oszczędność pieniędzy na powierzchni